T.C.

KOZAN İLÇE BELEDİYESİ

DIŞ İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ

ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNETMELİK

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

Madde 1 - Bu yönetmelik, Adana İli Kozan İlçe Belediyesi Dış İlişkiler Müdürlüğü görev ve çalışma esaslarını belirler.

Kapsam

Madde 2 - Bu yönetmelik hükümleri, Adana İli Kozan İlçe Belediyesi Dış İlişkiler Müdürlüğünde uygulanır.

Dayanak

Madde 3 - Bu yönetmelik, 3/7/2005 tarihli ve 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 15 inci maddesinin birinci fıkrasının (b) bendi uyarınca ve bu Kanun’un dayanak olduğu yönetmelik, tüzük, genelge ve yönerge hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

Madde 4 - Bu yönetmelik uygulamasında;

  1. Belediye: Adana Büyükşehir Belediyesi sınırları içerisinde kurulan Kozan İlçe Belediyesi’ ni,
  2. Başkanlık: Kozan İlçe Belediye Başkanlığı’nı,
  3. Meclis: Kozan İlçe Belediye Meclisi’ni,
  4. Encümen: Kozan İlçe Belediye Encümeni’ni,
  5. Başkan Yardımcısı: Kozan İlçe Belediyesi Dış İlişkiler Müdürlüğü’nün bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı’nı,
  6. Müdür: Kozan İlçe Belediyesi Dış İlişkiler Müdürü’nü,
  7. Müdürlük: Dış İlişkiler Müdürlüğü’ nü,
  8. Personel: Kozan İlçe Belediyesi Dış İlişkiler Müdürlüğü’ne bağlı Çalışanları,
  9. Harcama Yetkilisi: Birim müdürünü,
  10. Harcama Talimatı: Hizmetin gerekçesi ile yapılacak işin konusu, tutarı, süresi, kullanılabilir ödeneği, gerçekleştirme yöntemi ve hizmeti gerçekleştirecek görevlinin yazılı olduğu belgeyi,
  11. Gerçekleştirme Görevlisi: Harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevini yürüten kişiyi ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Kuruluş, Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Kuruluş

MADDE 5- (1) Dış İlişkiler Müdürlüğü 5393 sayılı Belediye Kanununun 48 inci maddesi ile 22/02/2007 tarihli ve 26442 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Belediye Ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke Ve Standartlarına Dair Yönetmeliğin hükümlerine dayanılarak Kozan Belediye Meclisi’nin 02/11/2018 tarihli ve 205 sayılı kararı gereğince kurulmuştur.

Dış İlişkiler Müdürlüğü’ nün Görevi

Madde 6 – Dış İlişkiler Müdürlüğü,

  1. Bakanlıklarca sunulan hibe programlarını takip etmek ve ortak çalışma imkânlarını araştırmak.
  2. AB tarafından doğrudan sağlanan ve Çukurova Kalkınma Ajansı (ÇKA) aracılığıyla sunulan proje hibe programlarını takip etmek ve proje başvurularında bulunmak. Bu konuda diğer müdürlükleri bilgilendirmek ve müdürlüklerle ortak çalışma yürütmek.
  3. AB adaylık sürecinde ülke içinde ve dışında kurulacak olan çalışma komisyonları, platform veya diğer oluşumlardan Başkanlıkça onaylanan girişimlerde kurumu temsil etmek ve gerekli katkıyı sağlamak.
  4. Ulusal ve uluslararası açık oturum, sempozyum, tören ve festivallere katılmak,
  5. Kozan Belediyesini temsilen çalışmalarda bulunmak.
  6. Belediye’nin ulusal ve uluslararası kurum ve kuruluşlarla mevcut ilişkileri geliştirmek ve yeni ilişkiler kurmak.
  7. Yurt içindeki ve yurtdışındaki belediyelerle, gerektiğinde iyi niyet ve iş birliği protokollerini koordine etmek.
  8. Sivil Toplum Kuruluşları, Kamu Kurumları, Özel şirketlerle koordinasyon ve iş birliğini sağlayarak ortak projeler geliştirmek ve uygulamalarda bulunmak.
  9. Kozan Belediyesi ile Kaymakamlık, Milli Eğitim Müdürlüğü, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Belediye Birlikleri ve Bakanlıklar arasında iş birliği ve koordinasyonu sağlamak.
  10. Belediyemize gelen çeşitli dillerdeki yazı, belge ve dokümanların incelenip gerekli görülenlerin tercümesi ile birlikte ilgili birimlerimize ulaştırılmasını sağlamak.
  11. Belediye Başkanı veya Bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.

Dış İlişkiler Müdürü’ nün Görev, Yetki Ve Sorumlulukları

Madde 7 - Müdürlük bünyesinde görev yapan müdürün görevleri aşağıda belirtildiği gibidir:

  1. Müdürlük çalışmalarını yasal mevzuata uygun olarak yürütmek, her türlü yasal mevzuat değişikliklerinde Müdürlük çalışmalarını yeniden düzenlemek ve çalışanların yasal mevzuata ve değişikliklere uyum sağlamasını temin etmek, müdürlüğün görevleri ile ilgili olarak diğer kurumlarla veya kurum içi Müdürlüklerle koordinasyonu sağlamak.
  2. Müdürlük adına yapılacak harcamalarda harcama yetkilisi ve ihalelerde ihale yetkilisi sıfatıyla gerekli işlemleri yapmak.
  3. Müdürlüğün Görev ve Çalışma Yönetmeliği hazırlık çalışmalarını yürütmek. Müdürlük çalışmalarıyla ilgili gerek duyulduğu takdirde; yönetmelikler ve yönergeler hazırlamak.
  4. Müdürlüğün çalışma programlarını (günlük, haftalık, aylık ve yıllık) hazırlamak ve sürekli güncel halde bulundurmak.
  5. Müdürlüğüne ait taşınırlarla ilgili olarak taşınır kayıt ve kontrol yetkilisinin görevlendirilmesi ve taşınır kayıt işlemlerinin yürütülmesini sağlamak.
  6. Müdürlüğe kayıtlı her türlü taşınır ve taşınmaz malların iyi kullanılmasını ve korunmasını sağlamak.
  7. İş güvenliğinin ilgili yönetmelik ve prosedürlere uygun olarak sağlanması için her türlü önlemi almak, faaliyetlerin denetlenmesini sağlamak.
  8. Stratejik plan ve performans yönetimi kapsamında süreç/personel performanslarının arttırılması için gerekli çalışmaların yapılmasını sağlamak. Hedeflere uygun olarak gerçekleştirilmesini sağlamak.
  9. Müdürlüğün yıllık faaliyet raporunun hazırlanmasını sağlamak.
  10. Harcama Yetkilisi olarak her yıl iş ve işlemlerin tahsis edilen kaynakların planlanmış amaçlara ve iyi mali yönetim ilkelerine uygun olarak kullanıldığını, uygulanan iç kontrol sisteminin işlemlerin yasallık ve düzenliliği konusunda yeterli güvenceyi sağladığını, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğini, verilen bilgilerin doğruluğunu içeren İç Kontrol Güvence Beyanını düzenlemek ve Birim Faaliyet Raporuna eklemek. Yılda en az bir kez İç Kontrol düzenlemelerini ve İç Kontrol Sisteminin işleyişini değerlendirmeye tabi tutmak.
  11. Müdürlüğün yıllık bütçe tekliflerini ve varsa yıllık ücret tarifelerini, yıllık yatırım programını hazırlamak.
  12. İç ve Dış mali denetim sırasında denetçilere talep edilen bilgi ve belgeleri sunmak ve gerekli kolaylığı sağlamak.
  13. Bütçelerden bir giderin yapılabilmesi için iş, mal veya hizmetin belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak alındığının veya gerçekleştirildiğinin, görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca onaylanmış ve gerçekleştirme belgelerinin düzenlenmiş olduğunu kontrol etmek.
  14. Giderlerin gerçekleştirilmesi için; ödeme emri belgesini imzalamak ve net ödeme emri belgesi ile eki belgelerini Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne gönderilerek ilgili muhasebe hesaplarına alınmasını sağlamak.
  15. Müdürlüğün yazışmalarının yazışma kurallarına uygun, süresi içinde ve doğru bir şekilde yapılmasını sağlamak ile 1.derece imza yetkilisi sıfatıyla paraflamak veya imzalamak.
  16. Müdürlüğün iş ve işlemleri ile ilgili araştırma, soruşturma, denetim ve teftişlerde Müdürlüğün çalışmaları hakkında bilgi ve belge vermek, teftiş ve denetim raporlarının gereğinin yapılmasını sağlayarak cevaplandırmak.
  17. Müdürlüğe gelen evrakı incelemek, ilgilisine havale etmek veya havale ettirmek, süresi içinde gereğinin yapılmasını ve cevaplandırılmasını sağlamak.

  1. Yapılan çalışmalar hakkında Belediye Başkanı ve/veya ilgili Başkan Yardımcısına rapor vermek. Başkanlık Makamından gelen görev ve talimatların yaptırılmasını sağlamak.
  2. Diğer kamu kurum ve kuruluşları ile vatandaşlardan gelen müdürlüğün çalışma alanıyla ilgili talepleri ve şikâyetleri değerlendirmek, süresi içinde gereğinin yapılmasını ve cevaplandırılmasını sağlamak.
  3. Müdürlük çalışanlarının eğitim ihtiyaçlarını tespit etmek ve ilgili yerlere bildirmek. Müdürlük personelinin çalışma performanslarını değerlendirmek.
  4. Müdürlüğe yeni gelen veya görev yeri değişen personelin oryantasyon eğitimini sağlamak.
  1. Disiplin Amiri sıfatıyla müdürlük personelinin disiplinle ilgili işlemlerinin yapılmasını sağlamak. Astlarından gelen teklif, talep ve şikâyetleri değerlendirerek gerekli gördüğü hususlarda düzenlemeler ve işlemler yapmak.
  1. Müdürlükteki personelin izin işlemlerinde imza yetkisine sahip olmak.
  1. Yönetimindeki personele görev vermek, yaptıkları işleri denetlemek, gerektiğinde uyarmak, bilgi ve rapor istemek. Çalışanların iş koordinasyonunu ve motivasyonunu sağlamak ve birim içi çalışma akışını kontrol etmek.

Madde 8 - Müdürlük bünyesinde görev yapan müdürün yetkileri aşağıda belirtildiği gibidir:

  1. Dış İlişkiler Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca birimi ile ilgili kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.
  2. Müdürlüğü; Başkanlık Makamına, Belediyenin diğer müdürlüklerine, müdürlüğün alt birimlerine ve personeline karşı doğrudan;
  3. Belediyenin karar organlarına, kamu kurum ve kuruluşlarına, meslek kuruluşlarına ve gerektiğinde gerçek ve tüzel kişilere karşı ise Başkanlık Makamının izni ve onayıyla, şahsen ya da evrak üzerindeki imzasıyla temsil etmeye,
  4. Personeli, ekipmanı ve müdürlüğün sahip olduğu bilgi ve kaynakları sevk ve idare etmeye,
  5. Bütçe ödeneklerini kullanmaya ve Harcama Talimatı vermeye,
  6. Gerçekleştirme görevlilerini belirlemeye ve görevlendirmeye,
  7. İhalelerde ihale yetkilisi tarafından onaylanan ihale kararına istinaden sözleşmeyi imzalamaya,
  8. Başkanlık makamına; yeni alt birimler kurma, alt birimleri ayırma ya da birleştirme alt birimlerin adlarını ve fonksiyonlarını değiştirme konusunu teklif etmeye,
  9. İdari ve teknik konularda talimatlar vermeye, araştırma ve inceleme yapmaya ve yaptırmaya,
  10. Performans ölçümü ve istatistiki çalışma yapmaya ve yaptırmaya,
  11. İş ve işlemleri kontrol etmeye ve denetlemeye, iş ve işlemlerle ilgili her türlü bilgi ve belgeyi istemeye,
  12. Çalışma gurupları oluşturmaya, görevlendirmeler yapmaya,
  13. Taşınır mal kayıt ve kontrol yetkililerini belirlemeye ve görevlendirmeye,
  14. Görevlerini yerine getirmeyen ve talimatlara uymayan personel hakkında disiplin sürecini başlatmaya,
  15. Toplantı düzenlemeye ve toplantıyı yönetmeye,
  16. Gerekli gördüğü konularda Hukuk İşleri Müdürlüğü’nden başkan onayıyla görüş sormaya,
  17. İşlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğu önlemek için yasal her türlü tedbiri almaya yetkilidir.

Madde 9 - Müdürlük bünyesinde görev yapan müdürün sorumlulukları aşağıda belirtildiği gibidir.

  1. Müdürlüğün ve müdür olarak görev alanlarına giren konulardaki iş ve işlemlerin hukuka ve belediye mevzuatına uygun olarak yürütülmesinde;
  2. Belediye Başkanına ve bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısına,
  3. Başkanın bilgisi dâhilinde Belediye Meclisinin ilgili ihtisas komisyonlarına,
  4. Gerektiğinde Belediye Encümenine,
  5. Kolektif çalışma gerektiren konularda; çalışmanın öznesi durumundaki müdürlüklere veya müdürlere ya da kurullara karşı sorumludurlar.
  6. Müdürlüğün ve müdür olarak kendilerinin görev alanlarına giren konulardaki iş ve işlemlerin hukuka ve belediye mevzuatına uygunluğunun denetlenmesi sürecinde, Başkanlık Makamını bilgilendirmek kaydıyla;
  7. Sayıştay’a,
  8. İlgili Bakanlıkların denetim organlarına,
  9. Belediye Meclisinin Denetim Komisyonuna,
  10. İç Denetim organlarına, gerekli bilgi ve belgeleri zamanında ve eksiksiz olarak ulaştırmakla sorumludurlar.
  11. Başkanlık Makamını bilgilendirmek kaydıyla; adli ya da idari inceleme ve soruşturma aşamasında, adli ya da idari inceleme ve soruşturmayı yürüten organlara gerekli bilgi ve belgeleri zamanında ve eksiksiz olarak ulaştırmakla sorumludurlar.

Müdürlük Evrak Kayıt Personelinin Görev, Yetki Ve Sorumlulukları

Madde 10 – Müdür,

a) Bu yönetmelikte sayılan görevler ile 5393 sayılı Belediye Kanunu’na dayanılarak başkan tarafından verilen tüm görevleri mevzuat çerçevesinde yapmaya,

b) Müdürlüğü Başkanlık makamına ve diğer müdürlüklere karşı doğrudan; belediyenin karar organlarına, kamu kurum ve kuruluşlarına, meslek kuruluşlarına, gerekmesi halinde gerçek ve tüzel kişilere karşı Başkanlık makamının izni ve onayıyla temsil etmeye,

c) Personeli, ekipmanı ve müdürlüğün sahip olduğu bilgi ve kaynakları sevk ve idare etmeye,

ç) Bütçe ödeneklerini kullanmaya ve harcama talimatı vermeye,

d) Gerçekleştirme görevlilerini belirlemeye ve görevlendirmeye,

e) İhalelerde ihale yetkilisi tarafından onaylanan ihale kararına istinaden sözleşmeyi imzalamaya,

f) Başkanlık makamına yeni alt birimler kurma, alt birimleri ayırma ya da birleştirme alt birimlerin adlarını ve fonksiyonlarını değiştirme konusunu teklif etmeye,

g) İdari ve teknik konularda talimatlar vermeye, araştırma ve inceleme yapmaya ve yaptırmaya,

ğ) Performans ölçümü ve istatistikî çalışma yapmaya ve yaptırmaya,

h) İş ve işlemleri kontrol etmeye ve denetlemeye, iş ve işlemlerle ilgili her türlü bilgi ve belgeyi istemeye,

ı) Taşınır mal kayıt ve kontrol yetkililerini belirlemeye ve görevlendirmeye,

i) Görevlerini yerine getirmeyen ve talimatlara uymayan personel hakkında disiplin sürecini başlatmaya,

j) Toplantı düzenlemeye ve toplantıyı yönetmeye,

k) Gerekli görülen hususlarda Hukuk İşleri Müdürlüğü’nden başkan onayıyla görüş sormaya,

l) İşlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğu önlemek için yasal her türlü tedbiri almaya, yetkilidir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Denetim ve Disiplin Hükümleri

Müdürlük içi denetim

MADDE 11 - (1) Müdür Müdürlüğün görev alanındaki iş ve işlemlerin ilgili mevzuata ve hukuka uygun olarak yürütülmesinde; başkana ve bağlı bulunduğu başkan yardımcısına, başkanın bilgisi dâhilinde meclisin ilgili ihtisas komisyonlarına, gerekmesi halinde encümene, kolektif çalışma gerektiren konularda; çalışmanın öznesi durumundaki müdürlüklere veya kurullara karşı sorumludurlar.

(2) Müdür Müdürlüğün görev alanındaki iş ve işlemlerin ilgili mevzuata ve hukuka uygunluğunun denetlenmesi sürecinde Başkanlık Makamının bilgilendirilmesi şartı ile, Sayıştay’a, ilgili Bakanlıkların denetim organlarına, Meclis’in Denetim Komisyonu’na, iç denetim organlarına ilgili bilgi ve belgeleri ulaştırmakla sorumludurlar.

(3) Müdür Başkanlık Makamını bilgilendirmek şartı ile adli ya da idari inceleme ve soruşturma aşamasında, adli ya da idari inceleme ve soruşturmayı yürüten organlara ilgili bilgi ve belgeleri sunmakla sorumludur.

Disiplin cezaları

MADDE 12 - (1) Dış İlişkiler Müdürlüğünün tüm personeli ile ilgili disiplin işlemleri 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ile 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun, 4857 sayılı İş Kanunu ve Toplu İş Sözleşmesi hükümlerine ve yürürlükteki ilgili diğer mevzuata tabidir.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Yönetmelikte yer almayan hususlar

MADDE 13 :  İş bu yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili umumi hükümler çerçevesinde hareket edilir.

Son Hükümler

Madde 14 - Bu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde 5393 sayılı Belediye Kanunu hükümleri ile ilgili sair mevzuat hükümleri ve ayrıca Başkanlık Genelgeleri göz önüne alınarak işlem yapılır.

Yürürlük

Madde 15 - Bu Yönetmelik hükümleri; 5393 Sayılı Belediye Kanunun 18 inci maddesinin (m)   bendi gereği Kozan Belediye Meclisinin kabulü ve mülki amire gönderilmesiyle yürürlüğe girer.

Madde 16 - Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesi ile birlikte önceki yönetmelik yürürlükten kalkar.

Yürütme

Madde 17 - Bu Yönetmelik hükümleri; 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 18 inci maddesinin birinci fıkrasının (m)   bendi gereği Kozan Belediye Meclisi’nin kabulü ve mülki amire gönderilmesiyle yürürlüğe girer.