kozan@kozan.bel.tr
kozan@kozan.bel.tr
E-BELEDİYE
Logo
Belediyemiz

KOZAN BELEDİYE BAŞKANLIĞI

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNETMELİK

BİRİNCİ BÖLÜM

GENEL HÜKÜMLER

Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar, Organizasyon Yapısı

Madde1: Amaç veKapsam

  1. Bu Yönetmelik,   Yazı İşleri Müdürlüğü’nün görev ve çalışmaesaslarını belirlemek amacıyla düzenlenmiştir.
  2. Bu Yönetmelik, Yazı İşleri Müdürlüğü'nün Meclis-Encümen toplantılarının koordinasyonu, KOZAN Belediyesi kurum dışı gelen-giden evrak akışı, KOZAN Belediyesi hudutlarındaki evlendirme iş ve işlemleri, Baskı Merkezi ile Kurumsal Arşiv çalışma usul ve esaslarınıkapsar.

Madde2: Dayanak

Bu yönetmelik, 3/7/2005 tarihli ve 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 15 inci maddesinin birinci fıkrasının (b) bendi uyarınca ve bu Kanun’un dayanak olduğu yönetmelik, tüzük, genelge ve yönerge hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır. Madde3: Müdürlüğün Bağlı Bulunduğu Usul ve Esaslar

Müdürlük bu yönetmelikteki ilkeler çerçevesinde olmak kaydıyla, müdürlüğün görev alanınagiren iş ve işlemleri aşağıda belirtilen mevzuat hükümlerine uygun olarak yerine getirir.

  1. 5393 sayılı BelediyeKanunu,
  2. 5216 sayılı Büyükşehir BelediyesiKanunu,
  3. 3071 Sayılı Dilekçe Hakkının KullanılmasıKanunu,
  4. 4109 Sayılı Asker Ailelerinden Muhtaç Olanlara Yardım HakkındaKanunu,
  5. 5259 Sayılı Polis Vazife ve SelahiyetKanunu,
  6. 2886 Sayılı Devlet İhaleKanunu,
  7. 3194 Sayılı İmarKanunu,
  8. 4077 Sayılı Tüketiciyi KorumaKanunu,
  9. 1608- Ummu Belediyeye Müteallik Ahkamı Cezaiye Hakkındaki KanununBazı

Maddelerinde Yapılan Değişiklik Hakkında Kanun,

  1. 2981-3290 GecekonduKanunu,
  2. 4721 Sayılı MedeniKanunu,
  1. 2942 Sayılı KamulaştırmaKanunu,
  1. 3628 Sayılı Mal bildiriminde Bulunulması, Rüşvet ve Yolsuzluklarla Mücadele Kanunu,Resmi MühürYönetmeliği,
  2. 3473 Sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak Ve Malzemenin Yok Edilmesi HakkındaKanun.

Madde4: Tanımlar

  1. BelediyeBaşkanlığı               : Kozan BelediyeBaşkanlığı,
  2. BelediyeBaşkanı                  : Kozan BelediyeBaşkanı,
  3. Başkan  Yardımcısı                :Yazı İşleri Müdürlüğü'nün bağlı olduğu ilgili Başkan Yardımcısı,
  4. Müdürlük                             : Yazı İşleriMüdürlüğü,
  5. Müdür                                    : Yazı İşleriMüdürü,
  6. EBYS                                  : Elektronik Belge YönetimSistemi

ı)KEP                                        : Kayıtlı Elektronik Postayı ifadeeder.

  1. E-MAİL                               :ElektronikPosta

Madde5: OrganizasyonYapısı

Müdürlüğün personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir.

    1. Müdür
    2. Memur
    3. SözleşmeliPersonel
    4. İşçi

Madde6: Bağlılık

Müdürlük,      Belediye    Başkanı'na    veya    Belediye    Başkanı'nın    görevlendireceği    Başkan Yardımcısı'na bağlı olarak görevyapar.

İKİNCİ BÖLÜM

Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Madde7: MüdürlüğünGörevleri

  1. Müdürlük,yasalar,yönetmeliklervegenelgelerlebelirlenmişyetkivesorumluluklarıiçinde kalarak Başkan'ın atadığı Müdür marifeti ile iş ve işlemlerini yürütür.
  2. Meclis gündemini oluşturur, Meclis Üyelerine EBYS üzerinden Meclis Gündemlerini oluşturur ve Üyelerine dağıtılması ile ilgili iş ve işlemleri ayarlar
  3. Meclis Toplantılarının Deşifre İşlemlerini yaparak Zabıt oluşturur ve Zabıt Özetiyazar,
  4. Meclis Üyelerinin ve İhtisas Komisyonunda görevli üyelerin Huzur Haklarınıhazırlar,
  5. Encümen Gündemini ve Encümen Kararı'nı oluşturur, Encümen Üyelerinin aylık puantajlarını yapar,
  6. Belediyeye kurum dışından gelen tüm evrakların kaydını alarak ilgili birimlere sevkini yapar,
  7. Kurum dışına giden evrakların çıkış işlemlerini (KEP, Posta, e-mail, Kurye, Elden Teslim) Zimmet yaparakgönderir,
  8. Müdürlüğün demirbaş kayıtlarınıtutar,
  9. Müdürlüğün birim hedeflerinihazırlar,
  10. Belediye'nin tüm müdürlüklerine ait Mühür ve Beratlarını hazırlayıp teslimeder,
  11. Muhtelif yazışmalarıyapar,
  12. İmhası yapılması gereken evrakların kurulacak İmha Komisyonu'nungözetimindeimhasını yapar,
  13. EBYS üzerinden gelen evrakın takibini ve gereğiniyapar.

Madde8: MüdürlüğünYetkisi

Müdürlük, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanı tarafından kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.

Madde9: MüdürlüğünSorumluluğu

Müdürlük, Belediye Başkanı tarafından verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri; plan ve programlar, genel prensipler dâhilinde ve mevzuat kurallarına göre gereken özen ve süre içinde yapmak ve yürütmekle sorumludur.

Madde 10: Müdürlük Personelinin Unvan ve Nitelikleri

    1. Müdür: Müdürlüğe atanma usul ve nitelikleri;
    2. Memur: 657  Sayılı Kanunun atamaya   ilişkin maddelerinde öngörülenilkelerdoğrultusundaatanır.
    3. Sözleşmeli Personel: 5393 sayılı Belediye Kanunun 49.maddesi hükümleri doğrultusunda atanır.
    4. İşçi: 4857 Kanun Kapsamında Çalıştırılan Kadroluİşçi
    5. Şirket Personeli: Hizmet alımı kapsamında çalışan işçi

Madde 11: Müdürün Görevleri

      1. Müdürlüğü Başkanlık Makamına karşı temsileder,
      2. Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili ve sorumlukişidir,
      3. Çalışmaları yasal olmak kaydıyla yazılı ve sözlü emirlerleyürütür,
      4. Müdürlüğün her türlü çalışmalarını düzenler, 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak Müdürlüğü sevk ve idareeder,
      5. Müdürlüğün disiplinindensorumludur,
      6. Personeli arasında yazılı görev dağılımıyapar,
      7. Müdürlükte çalışan personelin başarı ve performans değerlendirmesiniyapar,
      8. Müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını belirleyip programlayarak çalışmaların bu programlar doğrultusunda yürütülmesinisağlar,
      9. Müdürlük bünyesinde görev yapan personelin tüm iş ve işlemlerinin zamanındavedoğru olarak yerine getirilmesini sağlar,
      10. Müdürlük ile diğer müdürlükler arasında koordinasyonusağlar,
      11. Belediye Başkanı tarafından verilecek benzeri nitelikteki diğer görevleri yerine getirir,
      12. Müdürlüğün bütçe planlamasını yaparak üst yöneticiyesunar.

Madde 12: Müdürün Yetkileri

  1. Müdürlüğün idari işlerinden birinci derecesorumludur,
  2. Mevzuat hükümleri çerçevesinde mutemet, gerçekleştirme görevlisi, memur, işçi, sözleşmeli personel ve 4374 sayılı ihale kanunu kapsamında görev yapan personellerin görev tanımlarını yapmaktan ve bu işlerin yürütülmesini sağlamayetkisi,
  3. Müdürlükemrindegörevyapanşeflerinbireyselperformanslarınıdoldurmakvediğerpersonelin performanslarını onaylama yetkisi,
  4. Başkan Yardımcısı veya Belediye Başkanından alacağı emirleri mahiyetindeki personellere iletme, görev dağılımlarını yapma ve işlerin sonuçlanmasını takip etme yetkisi,
  5. 5018SayılıKamuMaliKontrolKanunugereğinceMüdürlüğünbütçesinioluşturmakharcama yetkilisi olarak giderlerin tahakkukunu imzalama yetkisi,
  6. Tüm işlerin Yıllık Performans Programı'na göre yapılmasını sağlamayetisi,
  7. Belediyeye gelen tüm resmi evrak ve dilekçeleri ilgili müdürlüklere havale etme yetkisinesahiptir.
  1. Şefliğinde bulunan personelin görev dağılımınıdüzenler,
  2. Belediyeye gelen tüm resmi evrak ve dilekçelerin(zimmet, posta, kurye, kargo, e- mail, KEP, fax vb.) havale ve kayıt işlemlerinin kontrol ile koordinesiniyapar,
  3. Kurum dışı evrakların gönderilmesini (zimmet, posta, kurye, kargo, e-mail, KEP, fax vb.)sağlar,
  4. Müdürlüğün demirbaş kayıt kontrolünüsağlar,
  5. Resmi Mühür Yönetmeliği gereğince müdürlükler tarafından kullanılmakta olan mühür ve beratların kayıt işlemleriniyapar,
  6. Yazı İşleri Şefliğinde yapılan tüm iş ve işlemlerin zamanında, kanunlara ve birim hedeflerine uygun ve eksiksiz olarak yapılmasınısağlar,
  7. Yazı İşlerinde çalışan personellerin performans formlarınıdoldurur,
  1. Encümen gündemlerinin oluşturulması ve kararların yazılmasından sonra ilk kontrollerini yapar,
  2. Meclis gündemlerinin oluşturulmasını ve oluşturulan gündemlerin Meclis Üyelerine gönderilmesinisağlar,
  3. Yazılan Meclis Kararlarının ilk kontrolleriniyapar,
  4. Meclis Kararlarının Mülki İdare Amiri'nin bilgisine gönderilmesini ve bilgisinden gelen kararların ilgili müdürlüklere gönderilmesinisağlar,
  5. Meclis Gündemi ilanlarının, Meclis Karar ve özetlerinin Belediye'nin kurumsal web sitesinden yayınlanmasınısağlar,
  6. Meclis tutanaklarının deşifreleri sonucunda yazılan zabıtların ilk kontrolünüyapar,
  7. Komisyon raporlarının yazılımı ve ilanlarının yaptırılmasınısağlar,
  8. Meclis üyelerine ait huzur hakkı puantajlarının zamanında hazırlanmasınısağlar,
  9. Meclis-Encümende yapılan tüm iş ve işlemlerin zamanında, kanunlara ve birim hedeflerine uygun ve eksiksiz olarak yapılmasınısağlar.

Madde 13: Müdürün Sorumlulukları

Müdür; 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ve diğer Belediye Mevzuatının kendisine yüklediği görev ve yetkilerin yerinde ve zamanında kullanılmasından bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı ve Belediye Başkanı'na karşı sorumludur.

Madde 14: Müdürlüğe Bağlı personellerin Nitelik, Statü, Sorumluluk ve Görevleri

  1. Nitelik

İyi sicil almış yüksekokul veya lise ya da dengi okullar mezunu konumunda deneyimli personeller arasından atanır.

  1. Statü

657 sayılı DMK'na tabi olmak veya sözleşmeli personel, kadrolu işçi ile 4734 Sayılı İhale Kanun Kapsamında görev yapan personelolmak.

  1. Sorumluluk
  1. Bağlı bulunduğu Müdürüne karşısorumludur.
  2. İşleri yürütürken ilgili kanun, yönetmelik ve genelgeler çerçevesinde hareket etmekle sorumludur.
  3. Görev gereği öğrenmiş bilgiyi, ilgilisi olmayan kişiler dışındaki üçüncü şahıslara açıklayamaz.

  1. Görevler

Madde 15: Görev ve Sorumlulukların Yerine Getirilmesi

    1. Müdürlük, görevleri, Belediye Başkanı ve Başkan Yardımcısı'nın Müdüre sözlüveyayazılıtalimatıyadaMüdürünsorumluluklarıgereğire'senalacağıkarar üzerine, verilecek işin niteliğine göre ilgili personele sözlü veya yazılı iletilmesi ile yerine getirilir.
    2. Müdürlük işleyişinde asıl olan görev ve emirlerin yazılı olarak verilmesidir. Verilen görevin/emrin mevzuata uygunluğu görevi vereninsorumluluğundadır.
    3. Müdürlük görev planı; stratejik plan, Belediye Başkanı ve Başkan Yardımcısının emir ve görevlendirmeleri ile müdürlüklerin muhtemel ihtiyaçları göz önüne alınarak yıllık olarakplanlanır,
    4. Müdürlük görevlerinin yerine getirilmesinde; müdürlük imkânları ve bütçe, bu çalışma yönetmeliğinde tanımlanan görev ve sorumlulukları ve paylaşımları dikkatealınır.
    5. Müdürlük görevlerinin yerine getirilmesi Müdürün koordinasyonu ve marifeti ileolur.
    6. Herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılan personel varsa kendisine zimmetli eşyayı veya varsa kendisinden başka kimsenin bilmediği şifre parola gibi müdürlüğe teslim etmedikçe görevindenayrılamaz.

Madde 16: Müdürlüğün Denetimi

Müdür, kendine bağlı personel üzerinde denetleme yetkisine sahiptir.

Madde 17: Özlük İşlemleri

Müdür, müdürlük personelinin disiplin amiridir ve ilgili kanunlar kapsamında çalışmalarını

yürütür.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

DenetimveDisiplinHükümleri

Müdürlük içi denetim

Madde18 –

a) Personel en yakın amirinden başlayarak denetime tabi tutulur.

b) Yazı İşleri Müdürü, Müdürlüğün tüm personelini her zaman gerek gördüğünde denetlemek ve ilgilileri yönlendirmek yetkisine sahiptir.

c) Yazı İşleri Müdürü, 1.DisiplinAmiriolarakdisiplinmevzuatıdoğrultusundaişlemleriyürütür.

Disiplin cezaları

Madde 19 - (1) Yazı İşleri Müdürlüğünün tüm personeli ile ilgili disiplin işlemleri 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ile 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun, 4857 sayılı İş Kanunu ve Toplu İş Sözleşmesi hükümlerine ve yürürlükteki ilgili diğer mevzuata tabidir.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Madde 20: Yönetmelikte yer almayan hususlar

Bu Yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.

Yürürlük

Madde 21: (1) BuYönetmelikhükümleri;5393sayılıBelediyeKanunu’nun18incimaddesinin birinci fıkrasının (m)  bendi gereği Kozan Belediye Meclisi’nin kabulü ve mülki amire gönderilmesiyle yürürlüğegirer.

Madde 22: (1) Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle birlikte, daha önce yürürlükte olan Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği yürürlüktenkaldırılmıştır.

Yürütme

Madde 23:

Bu Yönetmelik hükümlerini Başkan,  Başkan Yardımcısı ve Müdür yürütür.